4 dicas importantes para implementar a LGPD no recrutamento

Na correria do dia a dia, nem sempre conseguimos parar para analisar o quão importante são os nossos dados e quais impactos podem ser gerados no caso dessas informações serem compartilhadas com outras pessoas. Você certamente já ouviu falar de casos em que empresas são hackeadas e dados importantíssimos de pessoas ficam disponíveis na internet.

Agora, imagine essa situação acontecendo no processo de recrutamento, onde temos dados tão sensíveis? Para garantir que os dados sensíveis das pessoas sejam tratados da melhor forma, a LGPD foi criada.

Mas onde tudo isso entra no processo de recrutamento e o que precisa ser adaptado?

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) estabelece diretrizes importantes e obrigatórias para a coleta, processamento e armazenamento de dados pessoais. Ela foi inspirada na GDPR (General Data Protection Regulation), que entrou em vigência em 2018 na União Europeia, trazendo grandes impactos para empresas e consumidores.

No Brasil, a LGPD (Lei nº 13.709, de 14/8/2018) entrou em vigor em 18 de setembro de 2020, representando um passo importante para o Brasil. Com isso, passamos a fazer parte de um grupo de países que contam com uma legislação específica para a proteção de dados dos seus cidadãos. Diante dos atuais casos de uso indevido, comercialização e vazamento de dados, as novas regras garantem a privacidade dos brasileiros, além de evitar entraves comerciais com outros países.

Quatro dicas que te ajudarão no processo de implementação da LGPD

1. Faça uma revisão

Caso você não tenha preparado o seu processo para a LGPD, é muito importante começar analisando o seu workflow e quais os pontos de contato e informações sensíveis você precisará solicitar para a pessoa candidata.

Nesse momento, é importante analisar e revisar o que você utiliza de informações em cada fase do seu processo de recrutamento.

Esses são alguns pontos importantes para analisar no momento de mapeamento do processo:

• Quais são as fontes de pessoas candidatas e como coletamos dados pessoais?

• Que tipo de dados coletamos e o quanto nós realmente utilizamos?

• De que forma nós usamos dados pessoais em nossas operações?

• Onde armazenamos os dados e quem tem acesso a eles?

• Como os dados fluem dentro de nossa empresa entre processos, funções e departamentos?

• Quais são os nossos processos de compartilhamento, transferência, modificação e exclusão de dados?

2. Sempre valide se a sua empresa pode utilizar a informação

Nenhuma informação pode ser utilizada sem o consentimento da pessoa candidata, portanto, em todo início de processo, o time de recrutamento precisa garantir que essa pessoa leia e esteja de acordo com a política de privacidade de dados.

Para pessoas candidatas ativas, ou seja, que se aplicam diretamente nas vagas, basta colocar uma solicitação de consentimento no formulário de candidatura da offer.

Para pessoas candidatas passivas - aquelas que encontramos no Linkedin ou redes sociais - você também precisa solicitar consentimento, logo, é importante direcionar essa pessoa para a sua Página de Carreiras. Mesmo que o processo se torne mais longo, é fundamental garantir que a pessoa candidata está confortável em compartilhar os dados com a sua empresa.

3. Política de LGPD para recrutamento

A melhor maneira de garantir conformidade e transparência, é através de uma Política de Privacidade Informativa. Sua política de privacidade deve explicar claramente como a sua empresa coleta, processa e protege os dados das pessoas candidatas. Ela deve, também, explicar o direito de retirar o seu consentimento, retificar ou eliminar os seus dados. Além disso, é importante ter informações do processo de recrutamento na política de privacidade.

Essas são algumas informações importantes para serem adicionadas na política:

• Um parágrafo explicando que qualquer dado solicitado às pessoas candidatas serão usados ​​apenas para fins de recrutamento;

• Um esboço de quais informações da pessoa candidata ficarão nos arquivos da sua empresa, tais como: detalhes de contato, link do perfil do Linkedin e experiências profissionais anteriores;

• Uma linha do tempo de quanto tempo sua empresa planeja armazenar os dados da pessoa candidata, além da informação de que ela poderá solicitar exclusão a qualquer momento;

• Um parágrafo explicando como você protegerá os dados da pessoa candidata.

4. Transparência

Durante todo o processo de recrutamento, as pessoas candidatas devem sempre ser informadas nos momentos em que a empresa for coletar e processar os seus dados. Nesse momento, deve ser explicado, também, como e porque está sendo feito isso.

Todas as pessoas candidatas devem ter a oportunidade de consentir a respeito do processamento de seus dados de forma transparente.

Agora que você já sabe os primeiros passos para adaptar o seu processo à LGPD, vamos garantir que passamos por todos os pontos?

• Comece mapeando o seu processo de recrutamento;

• Crie uma política de LGPD focada em recrutamento;

• Alinhe esse processo e política com o seu time de recrutamento e seleção;

• Analise o seu processo de candidatura para vagas - importante garantir que essa parte esteja alinhada à LGPD;

• Atualize os seus e-mail de reprovação com o link da política de LGPD;

• Analise se o seu ATS e os parceiros que estão envolvidos no processo de recrutamento estejam em compliance com a LGPD.

Espero que essas dicas ajudem você a entender melhor como adaptar o seu processo de recrutamento a LGPD.

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